文书档案管理系统
说明文 档
目录
1. 系统介绍 .................................................................................................................... 3 1.1 系统特点 .............................................................................................................. 3 1.2 系统定位 .............................................................................................................. 4 1.3 系统优势 .............................................................................................................. 4 2. 体系结构设计 ............................................................................................................ 5 2.1 系统架构 .............................................................................................................. 5 2.2 部署结构 .............................................................................................................. 5 2.3 层次结构 .............................................................................................................. 6 3. 系统功能 .................................................................................................................... 7 3.1 功能结构 .............................................................................................................. 7 3.1.1 用户管理 .................................................................................................. 8 3.1.2 文档管理 .................................................................................................. 9 3.1.3 查询借阅管理 ........................................................................................ 10 3.1.4 统计分析 ................................................................................................ 10 3.1.5 基础数据维护 ........................................................................................ 10 3.1.6 系统管理 ................................................................................................ 11 3.2 业务流程 ............................................................................................................ 11 3.2.1 文书档案管理流程 ................................................................................. 11 3.2.1.1 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版 ............... 11 3.2.1.1 文书来源为纯电子版 ........................................................................... 13 3.2.2 文书档案分发流程 ................................................................................. 13 3.2.2.1 归档前分发 ........................................................................................... 13 3.2.2.2 归档后分发 ........................................................................................... 14 3.3 功能说明 ............................................................................................................ 15 3.3.1 用户管理 ................................................................................................ 15 3.3.2 文件与档案管理 ..................................................................................... 16 3.3.3 查询借阅管理......................................................................................... 17 3.3.4 统计分析 ................................................................................................ 18 3.3.4 系统管理 ................................................................................................ 19 3.3.4 基础数据维护......................................................................................... 20 4. 系统接口 .................................................................................................................. 20 5. 表结构 ...................................................................................................................... 21 5.1 数据结构 ............................................................................................................ 21 5.1.1 数据来源 ................................................................................................ 21 5.1.2 业务数据 ................................................................................................ 22 5.1.3 管理数据 ................................................................................................ 24 5.2 报表格式 ............................................................................................................ 27 5.3 文书编目 ............................................................................................................ 31
5.3.1 电子文书编目......................................................................................... 31 5.3.2 纸质文书编目 ........................................................................................ 31 5.4 分类表 ................................................................................................................ 32 5.5 工作流实现 ........................................................................................................ 40 5.6 安全存储与共享的实现 .................................................................................... 42 6. 性能与并发性 .......................................................................................................... 43 6.1 设计目标 ................................................................................................... 43 6.2 应用层性能优化 ....................................................................................... 43 6.3 数据库层性能优化 ................................................................................... 43 7. 系统环境 .................................................................................................................. 44 7.1 软件环境 ................................................................................................... 44 7.2 硬件环境 ................................................................................................... 44
1. 系统介绍
系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。
使用 2008 1 开发环境。使用 2005 数据库。
采用结构。
1.1 系统特点
符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；
存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点； 档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；
对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；
档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；
多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；
实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。
1.2 系统定位
通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：
1．党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）； 2．行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）； 3．金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）； 4．研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）
。
1.3 系统优势
产品
性能
文书档案管理系
统
电子档案安全管理系
统
实体档案管理系统
条码化 有 无 有 可视化 有 有 有（弱）
一体化 有 无 无 工作流机制 有 有（简单化）
无 痕迹化管理 有 无 无 环境虚拟管 理 有 无 无 共享管理 有 有 有（弱）
权限管理 有 有 有（简单化）
通用性 强 弱 弱 性能监控 有 有（弱）
无 设备可控性 有 无 无
2. 体系结构设计
2.1 系统架构
文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图 2-1。
图 2-1 文书档案管理系统总体架构图 由图 2-1 可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。
2.2 部署结构
本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。各级终端用户均无需安装任何软件，利用浏览器即可进行系统操作和浏览，见图 2-2。
文书档案管理系统
安全支撑体系
数据引擎服务
综合数据库 统一编码服务 统一组织结构服务 统计分析服务 企业服务总线
系统接口
档案整理
前台应用管理
后台管理
企业平台 核心业务层 后台数据层 公共服务层
公众
服务层
核心业务层 后台数据层
图 2-2 文书档案管理系统部署结构图
2.3 层次结构
该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，具体如下：
图 2-3 文书档案管理系统功能结构图
1． 后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储 文书档案管理系统 数据备份服务器 数据库服务器 应用服务器 WEB服务器 前端应用 与其他业务平台 业务应用的接口 管理人员 业务人员
理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。
2． 核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。
3． 公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。
3. 系统功能
3.1 功 功 能结构
文书档案管理系统由 6 大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图 3-1。
DB
数据备份 有效期限 文件信息维护 文件分发 遗漏预警 分类统计 文档调阅申请 文档调阅审批 案卷管理 文档检索 角色管理 权限管理 系统接口 操作日志 参数设置 版本说明 分类维护 密级 文件归档
用
户 文
管 档
理 管
理
查 统
询 计
借 分
阅 析
管
理
基 系
础 统
数 管
据 理
维
护
图 3-1 文书档案管理系统功能结构图
3.1.1 用户管理
可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。
用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。
角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角 文件接收 用户维护 文档调阅 修改密码 组织机构
色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。
权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。
修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。
3.1.2 文档管理
可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。
文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。
文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。
文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。案卷管理：
文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。
的应用：在案卷管理阶段，使用既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。
标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。
3.1.3 查询借阅管理
可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。
文档检索：根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。
文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：
1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。
2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制， 根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。
文档调阅申请：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。
文档调阅审批：领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。
文档调阅：通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。
3.1.4 统计分析
可以实现分类统计、遗漏预警功能。
分类统计：可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。
遗漏预警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。
3.1.5 基础数据维护
可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。
分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息 补录入、删除、档案著录维护。
信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。
档案维护：完成日常信息的修改、删除，
所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生； 档案著录：
对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。
有效期限：根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。
密级管理：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。
组织机构：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。
3.1.6 系统管理
可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。
系统设置：可以对系统参数进行设置。
操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为， 以解决痕迹化管理。为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监 视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。系统将必要的操作日志记录 在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。安全日志可 以进行查询和统计，用于系统分析。
系统备份：对系统的重要数据进行安全备份。
版本说明：对系统的版本进行说明，方便维护。
3.2 业务流程
3.2.1 文书档案管理流程
3.2.1.1 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版
得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完
电子化
文书室 电子化完毕
3 虚拟环境 批
示
通知 短信 4
批示
5
6
回执
电子文书
纸质
预立卷 拆卷 分类 组卷 归档 结束 再传递 分发 阅读人员 电子文件安全管理系统
著录 文件服务器 安全系统 分类 毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。
当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。具体流程见图 6-2-1-1。
电子
打印
文书状态表：
0 登录系统
领导批示
2
7
备份
0：已接收 1：分发给领导 2：领导审批完毕 3：电子化完毕并存储 4：分发 5：再传递
6：阅读结束 7：已归档 纸质 结束 文书接收 纸制文书 所经办 分发
纸质 1
登录系
统
虚拟环境
电子
打印
预立卷
拆卷
分类
组卷
备份
电子文书
著录
结束
分类存储
所经办
文书接收
文书室
文件服务器
阅读人员
安全系统
再传递
回执
3
分发
2
电子文件安全管理系统
文
件存储
存
储
1 完 0
毕
图 3-2-1-1 文书档案管理系统文书管理流程
3.2.1.1 文书来源为纯电子版
阅读结束
4
5
更新状态
文书状态表：
0：已接收 1：已存储 2：分发 3：再传递 4：阅读结束 5：已归档
图 3-2-1-1 文书档案管理系统文书管理流程
3.2.2 文书档案分发流程
3.2.2.1 归档前分发
文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传
未
通过 文书室 电
子
虚拟环境 阅读
下载打印
在线调阅 分发 结束 电子文件安全管理系统 串行审批 申请 纸质文书借阅 电子文书借阅 递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图 6-2-2-1。
再传递请求
图 3-2-2-1 文书档案管理系统文书分发流程
3.2.2.2 归档后分发
文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图 3-2-2-2。
查询借阅
纸质 文书室提供纸质文件
阅读结束
阅读人员
分发
机要室
结束
查询 用户登录
图 6-2-2-2 文书档案管理系统文书分发流程
3.3 功能说明
3.3.1 用户管理
用户维护
用 角色管理户
管
理
权限管理
修改密码
用户表
角色表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
名称
Varchar(20)
否
权限 ID
Varchar(20)
否
备注
Varchar(200)
否
用户组表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
用户组名称
Varchar(20)
否
权限 ID
Varchar(20)
否
备注
Varchar(200)
否
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
用户 ID
Varchar(20)
否
用户名
Varchar(10)
否
科室
Varchar(10)
否
密码
Varchar(20)
否
角色
Varchar(10)
否
密级
Varchar(50)
否
注册日期
Varchar(100)
否
性别
Varchar(8)
否
年龄
Int(8)
否
电话
Varchar(10)
否
手机
Varchar(20)
否
地址
Varchar(200)
否
Varchar(50)
否
备注
Varchar(200)
否
3.3.2 文件与档案管理
文件接收
文件分发
文
档 文件维护管
理
宗卷管理
文件归档
( 电子、纸质 )
档案信息表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
文书编号
Varchar(20)
否
按规则生成
收文日期
Datetime(8)
否
收文号
Varchar(20)
否
来文号
Varchar(20)
否
来问途径
Varchar(200)
否
密级
Varchar(10)
否
来文机关
Varchar(200)
否
标题 / 文件名
Varchar(100)
否
份数
Int(8)
否
页数
Int(8)
否
承办单位
Varchar(100)
否
分类
Varchar(30)
否
关键字
Varchar(30)
否
简要描述
Varchar(200)
否
制作人员
Varchar(10)
否
文件类型
Varchar(20)
否
文件 / 图片 / 视
频
文件格式
Varchar(8)
否
pdf 、 iso
有效期限
Int(8)
否
查阅人范围
Varchar(20)
否
标识
Varchar(30)
否
备注
Varchar(500)
否
卷内目录表
分发表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
分发人
Varchar(20)
否
分发时间
Varchar(100)
否
分发部门
Varchar(100)
否
文件个数
Varchar(100)
否
阅读人
Varchar(100)
否
分发状态
Varchar(100)
否
备注
Varchar(100)
否
分发文件明细表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
分发人
Varchar(20)
否
分发序号
Varchar(100)
否
分发名称
Varchar(100)
否
文件路径
Varchar(100)
否
状态
Varchar(100)
否
备注
Varchar(200)
否
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
案卷号
Varchar(20)
否
按规则生成
顺序号
Int(8)
否
文书编号
Varchar(20)
否
责任者
Varchar(10)
否
题名
Varchar(50)
否
著录
Varchar(100)
否
日期
Datetime(8)
否
页号
Int(8)
否
备注
Varchar(200)
否
3.3.3 查询借阅管理
文档检索
查 文档调阅申请询
借阅管理
文档调阅审批
文档调阅
借阅表
批示表
档案信息表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
文书编号
Varchar(20)
否
按规则生成
收文日期
Datetime(8)
否
收文号
Varchar(20)
否
来文号
Varchar(20)
否
来问途径
Varchar(200)
否
密级
Varchar(10)
否
来文机关
Varchar(200)
否
标题 / 文件名
Varchar(100)
否
份数
Int(8)
否
页数
Int(8)
否
承办单位
Varchar(100)
否
分类
Varchar(30)
否
关键字
Varchar(30)
否
简要描述
Varchar(200)
否
制作人员
Varchar(10)
否
文件类型
Varchar(20)
否
文件 / 图片 / 视
频
文件格式
Varchar(8)
否
pdf 、 iso
有效期限
Int(8)
否
查阅人范围
Varchar(20)
否
标识
Varchar(30)
否
备注
Varchar(500)
否
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
借阅人
Varchar(20)
否
借阅时间
Varchar(100)
否
部门名称
Varchar(100)
否
文件内容
Varchar(100)
否
借阅原因
Varchar(100)
否
所领导批准
Varchar(100)
否
批准人
Varchar(100)
否
批准日期
Varchar(20)
否
备注
Varchar(200)
否
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
文字说明
Varchar(20)
否
文件再传递
Varchar(20)
否
备注
Varchar(200)
否
3.3.4 统计分析
档案信息表
分类统计
统计分析
遗漏预警 名称 数据类型 是否为空 说明 序号 Guid(32) 否
主键 文书编号 Varchar(20) 否
按规则生成 收文日期 Datetime(8) 否
收文号 Varchar(20) 否
来文号 Varchar(20) 否
来问途径 Varchar(200) 否
密级 Varchar(10) 否
来文机关 Varchar(200) 否
标题/文件名 Varchar(100) 否
份数 Int(8) 否
页数 Int(8) 否
承办单位 Varchar(100) 否
分类 Varchar(30) 否
关键字 Varchar(30) 否
简要描述 Varchar(200) 否
制作人员 Varchar(10) 否
文件类型 Varchar(20) 否
文件/图片/ 视频 文件格式 Varchar(8) 否
pdf、iso 有效期限 Int(8) 否
查阅人范围 Varchar(20) 否
标识 Varchar(30) 否
备注 Varchar(500) 否
3.3.4 系统管理
档案信息表
操作日志表
系统参数设置
操作日志
系统管
理 数据备份
版本说明
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
文书编号
Varchar(20)
否
按规则生成
收文日期
Datetime(8)
否
收文号
Varchar(20)
否
来文号
Varchar(20)
否
来问途径
Varchar(200)
否
密级
Varchar(10)
否
来文机关
Varchar(200)
否
标题 / 文件名
Varchar(100)
否
份数
Int(8)
否
页数
Int(8)
否
承办单位
Varchar(100)
否
分类
Varchar(30)
否
关键字
Varchar(30)
否
简要描述
Varchar(200)
否
制作人员
Varchar(10)
否
文件类型
Varchar(20)
否
文件 / 图片 / 视
频
文件格式
Varchar(8)
否
pdf 、 iso
有效期限
Int(8)
否
查阅人范围
Varchar(20)
否
标识
Varchar(30)
否
备注
Varchar(500)
否
名称
数据类型
是否为空
说明
操作日志序号
Varvhar2(32)
否
主键
操作员
Varchar2(80)
否
操作对象
NUMBER(2)
否
操作对象序号
Varchar(32)
否
操作类型
NUMBER(1)
否
0: 保存 1: 删除
操作后参数
Varchar2(4000)
是
操作时间
Date
否
其他说明
Varchar2(4000)
是
3.3.4 基础数据维护
文档分类
基
有 效 期 限础
数据维
护 密 级
组织机构维护
文档分类表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
类别号
Varchar(10)
否
类别名称
Varchar(100)
否
父节点
Varchar(10)
否
备注
Varchar(500)
否
有效期限表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
保管期限
Varchar(8)
否
永久 /30 年 /10 年
密级表
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
密级
Varchar(20)
否
备注
Varchar(200)
否
组织机构表
4. 系统接口
本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公系统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。具体地说，包括以下接口：
1）
与办公系统的接口需求。包括与办公系统的基础用户信息的访问，与办公系统的数据访问的标准接口。
2）
与信息管理系统的接口，能够自动接收工作过程中产生的电子信息， 并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。
3）
与统一门户系统和内部网的接口，实现门户系统单点授权登录。
名称
数据类型
是否为空
说明
序号
Guid(32)
否
主键
机构 ID
Varchar(20)
否
机构名称
Varchar(20)
否
机构位置
Varchar(100)
否
父 ID
Varchar(100)
否
备注
Varchar(200)
是
5. 表结构
5.1 数据结构
5.1.1 数据来源
文书信息表：
名称 数据类型 长度 备注 序号
32
文书编号
20 按规则生成 收文日期
8
收文号
20
来文号
20
来文途径
200
密级
10
来文机关
200
标题/文件名称
100
份数
8
页数
8
承办单位
100
注销
2 是/否 案卷号
20
分类
30
关键字
30
简要描述
200
制作人员
10
文件类型
20 文件/图片/视频 文件格式
8 、 电子化
2 是/否
有效期限
8
查阅人范围
20
案卷号
20
存储位置
50
备注
500
5.1.2 业务数据
卷内目录：
名称 数据类型 长度
序号
32
案卷号
20 按规则生成 顺序号
8
文书编号
20
责任者
10
题名
50
著录
100
日期
8
页号
8
备注
200
借阅表
名称 数据类型 长度
序号
32
借阅人
20
借阅时间
100
部门名称
100
文件内容
100
借阅原因
100
所领导批准
100
批准人
100
批准日期
20
备注
200
分发表
名称 数据类型 长度
序号
32
分发人
20
分发时间
100
分发部门
100
文件个数
100
阅读人
100
分发状态
100 未读/已读 备注
200
分发文件明细表
名称 数据类型 长度
序号
32
分发序号
20
文件名称
100
文件路径
100
状态
100
备注
200
文书分类表：
名称 数据类型 长度
序号
32
类别号
10
类别名称
100
父节点
10
备注
500
文书访问记录：
名称 数据类型 长度
序号
32
文书编号
20
访问人员名称
10
访问时间
20
批示内容
100
授权人员
10
备注
500
5.1.3 管理数据
保管期限表：
名称 数据类型 长度
序号
32
保管期限
8 永久/30 年/10 年
密级表：
名称 数据类型 长度
序号
32
密级
20
备注
200
文书分发通知方式：
名称 数据类型 长度
序号
32
通知方式
20 短信/电话 备注
200
用户表：
名称 数据类型 长度
序号
32
用户
20
用户名
10
科室
10
密码
20
权限
10
密级
50
注册日期
100
性别
8
年龄
8
电话
10
手机
20
地址
200
50
备注
200
角色表：
名称 数据类型 长度
序号
32
名称
20
权限
20 功能号 备注
200
用户组表：
名称 数据类型 长度
序号
32
用户组名称
20
权限
备注
200
批示类别：
名称 数据类型 长度
序号
32
文字说明
20
文件再传递
20
备注
200
组织机构表：
名称 数据类型 长度
序号
32
机构
20
机构名称
20
机构位置
100
父
100
备注
200
5.2 报表格式
卷
内
文
件
目
录
顺序 号 文号
责任者
题名 日期 页号 备注
年外来文件登记簿
收文 日期 收文 号 来文号 来文途 径 密 级 来文机关 文件名称 关键字 份 数 页 数 承办 单位 注 销 案卷号 备注
档案 查 借 阅审 批表
部门名称
查借 阅人
日期
文件名称（文件号）
密级 归还人 签字 归还日期 档案室 确认 备注
查借阅原因
批准人签字
主管所领导审 批
文件批 签 承 办单
办公室意见
领导批示
承办结果
承办文件要及时、准确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签 字。
借 阅 批准 单
部门 名称
借阅 人
借阅 时间
文件、图纸名称：
借阅原因：
所领导批准
批准人及日期
备注
2010 080202
WS201006020 1001 2010 080202
AJ201006001 WS201006020 1001
5.3 文书编目
5.3.1 电子文书编目
年度+分类号+文号+单位代码+有效期限 30
2010-080202-WS201006020-1001-30
5.3.2 纸质文书编目
年度+分类号+案卷编号+文号+单位代码+有效期限 30 2010-080202-AJ201006001-WS201006020-1001-30
5.4 分类表
分类表一共有 4 级，如下所示：
一级 二级 三级 四级
01
本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
0101 请示、批复、通知名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公 报主席团会议记录等文件材料
0102 人大发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案 及办理结果，简报，快报
0103 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、 总结等文件材料 0104 讨论未通过的文件
02 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、主席团、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的 文件材料
0201 公报、决议、决定、记录、纪要、 议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 0202 讨论未通过的文件 03 本机关党组（或实行党委制的党委）
会议和行政办公会的纪要、会议记录
04 本机关召开工作会议、专题会议的文 0401 请示、批复、通知、名单、日程、
一级
件材料
05 机关联合召开会议的文件材料
本机关承办国际性会议、大型展览会、 06 博览会的文件材料
0402
0501
0502
0601
0602
0603
二级 报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
本机关为主办的
本机关协办的
请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告 （原文及译文），上级领导贺词、题词、讲话，会徽设计 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待
050101
050102
050201
050202
三级 四级
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制 件或副本 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件 或副本
一级 二级 三级 四级
安排
07
上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 0701 重要的 0702 一般的 0703 本地区、本机关工作汇报材料
08
本机关业务文件材料
0801 本机关制定的方针政策性、法规性、普法性业务文件，中长期规 划、纲要等文件材料 0802 本机关的请示与上级机关的批复、 批示 080201 重要业务问题的
080202 一般业务问题的
0803 同等机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件 材料 080301 重要业务问题的 080302 一般业务问题的
0804 本机关代上级机关起草并被采用 的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿
0805
机关联合行文的文件材料 080501
本机关主办的 08050101 重要业务问题的 08050102 一般业务问题的 080502
本机关为协办的 08050201 重要业务问题的 08050202 一般业务问题的
0806
本机关编辑、编写的文件材料 080601 大事记、组织改革等
080602 简报、情况反映、工作信 息等 0807 行政管理、执法活动中形成的文 件材料 080701 行政管理工作制度、程序、 规定等文件材料
一级 二级 三级 四级
080702 执法检查情况汇总、通报、 整改通知等
080703
行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
08070301 固定资产投资、科技计 划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）
等文件材料
08070302 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文 件材料
08070303 20 年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文 件材料
08070304 20 年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文 件材料 080704 行政管理工作中形成的备 案文件材料
080705 行政处罚、处分、复议、 国家赔偿等工作中形成的文件材料 08070501 重要的 08070502 一般的 0808 计划、总结、统计、调研等方面 的文件材料 080801 年度和年度以上的计划、 总结、统计材料
一级 二级 三级 四级
080802 年度以下的计划、总结、 统计材料
080803 重要职能活动的总结、重 要专题的调研材料 080804 一般活动的总结、一般问 题的调研材料
0809
出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
080901 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会 谈记录、纪要等
080902 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记 录
09
本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材 料
0901 机构设置、机构撤并、名称更改、 组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料
0902 人事工作制度、规定、办法等文 件 0903 人事任免文件
0904
先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 090401 受县级（含）以上表彰、 奖励的
090402 受县级以下表彰、奖励的
0905
对本机关有关人员的处分材料 090501 受到警告（不含）以上处 分的 090502 受到警告处分的
一级 二级 三级 四级
0906 职工录用、转正、聘任、调资、 定级、停薪留职、辞职、离退休、 死亡、抚恤等文件材料
0907 人事考核、职称评审工作文件材 料 0908 职工调动工作的行政、工资、党 团组织关系的介绍信及存根 0909 职工名册
0910
党、团、工会工作活动中形成的文件材料 091001 工作报告、总结、换届选 举结果
091002 重要专项活动的报告、总 结等
091003 党团员、工会会员名册， 批准加入党团、工会组织的文件材料 091004 情况反映、工作简报 0911 纪检、检查工作中形成的综合性 报告、调查材料 091101 重要的 091102 一般的 0912 保卫部门的安全检查、调查记录
0913
本机关处理人民来信来访的文件材料 091301 有领导重要批示和处理结 果的
091302 其他有处理结果的 10 本机关事务管理文件材料 1001 房产、土地所有权和使用权的文 件材料
一级 二级 三级 四级
1002 与有关单位签订的合同、协定、 协议、议定书等文件材料 100201 重要的
100202 一般的 1003
接待工作的计划、方案 100301 重要的 100302 一般的 1004 机关财务预算
1005 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等 文件材料 1006 国有资产管理（登记、统计、核 查清算、交接等）文件材料 100601 重要的
100602 一般的 1007 职工承租、购置本单位住房的合 同、协议和有关手续
1008 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、 调查表、职工住房申请
11
上级机关制发的文件材料 1101 上级机关制发的属于本机关主管 业务的文件材料 110101 重要的
110102 一般的 1102 上级机关制发的非本机关主管业 务但要贯彻执行的文件材料
1103 上级机关制发的关于本机关机构 设置、领导人任免、人员编制等文件材料
一级 二级 三级 四级 12 同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料
13
下级机关报送的文件材料 1301 重大问题的专题报告
1302 年度和年度以上的计划、总结、 统计材料
工作流模型 内置的行为类型 扩展的工作流/活动 活动和规则应用程序接口 规则 状态型 顺序型 工作流(WF)运行时 工作流执行管理 工作流生命周期管理 规则 任务调度 激活 追踪框架 状态管理 个人收集整理，勿做商业用途
5.5 工作流实现
工作流（）的实现技术依赖与 3.5 提供的工作流基础框架，这是微软推出的一个通用的工作流平台，可用到任何拥有流程概念的事务处理当中。
图 5-5-1 工作流模型图 顺序型：指连续执行，任务分支较少，基本会按照定义的状态进行转换。在本系统的文书分发流程中，我们就使用的是顺序性流程模式。
图 5-5-2 工作流运行图 工作流()运行时是工作流引擎所在，它负责任务调度、规则引擎和追踪服务，以及对工作流的整个生命周期进行管理。
在本系统中任务调度规则就是分发流程中的每一步所产生的结果，根据这些规则去管理工作流中各个流程的状态。
确定审批人二 同意 同意 同意 确定审批人三 分发/调阅/归档/销毁 提
交
个人收集整理，勿做商业用途
提交
提交
图 5-5-3 审批工作流程图 不同意 不同意 不同意 审批申请 审批人一 审批人二 审批人三
个人收集整理，勿做商业用途
5.6 安全存储与共享的实现
在本系统中，文书档案电子化后的使用是建立在文件的共享与安全的基础之上的。如何安全的使用共享文书，是我们需要考虑的重点。
在文件系统服务器上开辟三块保存区域，分别保存电子化后的临时文件， 归档文件，资料库文件。在开辟这三块区域时按照以下规则设定：
临时文件区：读写，不可拷贝。该区域在电子文书归档前的分发中使用。
归档文件区：读写。外界不可访问。
资料库区：只读，可拷贝。该区域在电子文书归档后的分发中使用。以保障系统使用中，文书档案的安全性。具体实现参考图 7-6。
再传递请求
①
②
归档区
[写]
无再传递请求
文件迁移
操作①和②
机要室
阅读人员
阅读结束
分发
机要室
用户获得数据
机要室
电子化
阅读/提取
阅读人员
分发
临时存放区[读/写]
审批
纸质文书
结束
结束
资料库区[读]
电子文书存储服务器
个人收集整理，勿做商业用途
图 5-6 电子文书档案安全存储与共享 电子文书档案安全存储与共享机制以集中管理的方式完整保存各单位日常产生的各类文档，提供最大程度的共享机制，使文档信息的价值得到最充分的利用。
文档保存到专门的安全文档数据库中，根据人员密级和文档的密级，严格控制文档流转过程，防止合法用户对文档进行非法操作。服务器统一控制每个文档针对每个操作人员的浏览、复制、打印、传播、摘录等权限，最大限度的保证电子文档安全，而且又不妨碍合法和正常的阅读以及操作。从而彻底解决机构用户的信息数字化率和信息使用率偏低的问题。
6. 性能与并发性
6.1 设计目标
性能：系统各个功能的平均响应时间不超过 3 秒。并发性：系统支持 200 个并发连接数。
6.2 应用层性能优化
系统采用三层应用结构：数据访问层、业务逻辑层（领域层）
、表示层，提供企业级性能和并发性的解决方案。
6.3 数据库层性能优化
1、 采用连机事务处理 2、 ， ， 必须放在不同的磁盘上，以均衡。特别是 和 。
3、 对数据库表合理创建索引。
4、 一个表的索引数最多不得超过 5 个。
5、 尽量减少“全表扫描操作”和 “排序操作”
个人收集整理，勿做商业用途
7. 系统环境
7.1 软件环境
操作系统：
2003 服务器：6.0 数据库：
2005 框架：3.5 及以上浏览器：
6 或者 7
7.2 硬件环境
：/1066 内存：2G 及以上硬盘：160G 及以上