会议管理制度
为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司进行的年度会议、半年总结、总经理办公会议、旬例会、项目会议、分公司例会、项目部生产会、部门会议及其他专题会议。
一、职责范围
行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督，负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
附：《会议分类表》
二、会议安排的原则
小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
三、会议管理规定
序号 会议 名称 主题/特点 时 间 类别 主 持
参加人员 1 公司 年度会议 总结本年度工作；布置下年度任务 每年农历 12月下旬 公司例会 行政部 全体员工 2 公司 半年总结 总结半年工作，布置下年度任务 每年 7 月份 公司例会 行政部 全体员工 3 管理评审会议 按管理体系内容要求，对经营管理工作进行全面评审 6 月、11 月份 公司例会 管理者 代表 总经理、各部门经理及相关人员 4 月度 例会 总结上月工作，制定本月工作计划 每月 1 号 公司例会 总经理 各部门经理及相关人员 5 经理办公会 讨论经营管理过程中的重大事项；汇报和布置公司日常工作；制定月度例会的议题 每月 10 号、20 号及月底 旬会 董事长 副总经理、财务部经理、经营部经理、分子公司经理 6 生产调度会 总结上旬工作完成情况、制定本旬工作计划 每月 11 号、21 号 旬会 副 总 经理 相关部门经理及员工 7 分公司工作会 总结上月工作情况，下月工作安排 月 度 例 会 次日 分公司例会 分 公 司经理 分公司全体人员 8 项目部 生产会 总结当天工作，部署下步计划 每天 部门会议 项目
经理（项目负责人）
本部门 全体员工
1、公司级会议会务服务统一归口行政部负责。公司年度会议、半年总结、总经理办公会议行政部应提前向总经理请示，做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）准备的组织工作。行政部负责会议纪要的整理、发放、存档工作。
2、管理评审会议由行政部负责会议的组织，由管理者代表主持，行政部负责会议记录及《管理评审报告》的整理发放工作，并存档。
3、经理办公会由行政部组织，形成会议纪要并整理、存档。
4、生产调度会由工程技术部负责会议的召集、安排及组织，由副总经理主持，工程技术部负责会议记录及形成会议纪要下发各部门，并交行政部存档一份。
5、项目部生产会必须每天由本项目部经理或项目负责人组织召开，部门经理不能到会时，由项目负责人负责组织和主持，本部门资料员担任会议记录员，对会议记录进行存档。
6、职能部门例会属本部门会议，由部门经理根据公司及部门工作情况临时进行安排。
7、分公司工作会议，由分公司经理主持，资料员整理会议记录并存档。
四、会议主持人须遵守以 下规定
1、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
2、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
3、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
五、参会人员须遵守以下规定
1、必须准时到会，并在《会议签到表》上签到。
2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
4、属工作部署性质的会议，不在会上进行讨论性发言。
5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机状态，不允许接听电
话，如须接听，请离开会场。
6、做好本人的会议纪录。
六、记录员应遵守以下规定
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
3、对会议已决议事项，应在原始记录中括号注明“决议”字样并由与会人员签字确认。
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报主管领导审核签发。
5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
七、会议纪要管理
1、会议决议、会议纪要中要求跟进、落实的工作由责任部门负责跟踪、落实，并按时向主管领导汇报落实情况。
2、会议纪要的发放或传阅范围由主管领导确定。
3、公司各类会议的会议纪要须报行政部一份存档备查。
4、部门负责组织的各类工作会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转交行政部统一归档备查。
5、下发的公司级会议纪要由本部门常设会议记录员统一归档备查。
6、会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其借阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
八、处罚规定
1、迟
到 所有参加会议的人员在会议规定召开时间前 5 分钟应到达会场，超过会议召开时间计为迟到，迟到按迟到每分钟 20 元罚款，以次累计。
2、早
退 凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前 5 分钟提前离开会场的，计为早退，按早退时间每分钟 20 元罚款，以次累计。
3、缺
席 参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席每次处以 200 元的罚款。
4、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音状态，不允许接听电话，如须接听，请离开会场。如有违反，给予 50 元/次罚款。
6、组织准备工作不到位，按以下情况处罚。
（1）造成会议延时或中断召开，给予组织者 300 元/次罚款。
（2）会议材料准备不完善，给予组织者 200 元/次罚款。
（3）未按会议要求通知到与会人员，给予组织者 100 元/次罚款。
7、会议纪要未按规定时间完成、下发及存档，给予相关部门 200 元/次罚款。
8、会议过程中严禁吸烟，如违反，给予吸烟者 50 元/支。