文/桐乡市农业农村局 王亚芬 张珺
随着信息技术的发展和变革，物联网、互联网、人工智能、云计算、大数据等新技术为农业档案管理带来新的机遇和挑战。农业档案作为农村文化交流和发展成果的重要集聚地，在继续推进农村科学文化发展的同时必然要顺应时代的潮流，不断变革和升级，不断朝着推动现代农业方向建设和发展，为地方农业农村发展提供更优质的服务。
（一）农业档案管理工作不断规范化、现代化。当前，从各地的农业档案管理发展来看，技术变革已成必然趋势，农业档案的价值和功能已然被重新深度挖掘和开发，这是时代的要求，也是农业农村经济可持续发展的需求。农业档案与其他文献最大的区别在于农业档案具有一定的法律效应，主要包括各种结构化、半结构化、非结构化的图片、影片、录音、标本、文件材料等。随着时间的推移，农业档案数量规模不断扩大。桐乡市农业农村局档案经过30多年的规范化建设，先后晋升桐乡市档案管理一级单位、浙江省档案管理二级单位、浙江省档案管理一级单位，并成功晋级为嘉兴市规范化数字档案室和浙江省示范数字档案室。通过档案建设，桐乡市农业农村局不断提高办公效能，提升档案规范化、现代化管理水平。
（二）不断完善管理制度，加强信息化建设。桐乡市农业农村局通过多年档案数字化工作实践，从规范档案数字化操作、强化流程管理、加强数据管理三个方面制订完善档案现代化管理制度，充分利用馆室一体化系统（如图1）、数字档案加工系统，使档案数字化工作逐步走上规范化轨道。收集整理档案数量较多，现有各类档案共4594卷、133116件（如图2和图3）。其中文书档案共1408卷、20473件；
业务档案共751卷、110641件，其中科研获奖项目档案217卷、科研材料档案244卷、村级财务审计档案187卷、土地综合整理档案103卷、土地确权登记颁证档案110641件（如图3）；
科技档案共228卷，其中基建档案226卷、设备档案2卷；
会计档案共2192卷；
特种载体档案共15卷，2002件，其中照片档案13卷1083张，各类奖状、奖杯、锦旗、证书等实物档案901件，光盘档案2卷18张。目前，共著入形成总条目160892条，数字化扫描共计1741801页，电子全文容量总计684.51GB。
图1 馆室一体化系统功能模块
图2 文书、业务（未含土地确权登记颁证）、科技、会计、特种载体等档案
（三）不断改善设施，优化数字档案室建设。随着手机、平板电脑等移动设备的广泛普及以及互联网技术的广泛运用，现今接收和查找信息的方式已经发生了很大的变化，档案室迫切需要创新服务，使得大家能够更为便捷、快速地获取自己想要的信息资源。档案信息化建设要以电子条目编制、档案数字化加工为基础，以档案管理软件及相应的硬件设施为条件，以相关人员的专业素质为保证，才能实现档案查阅、利用、统计等各方面工作的信息化管理。桐乡农业农村局以档案信息化管理为抓手，增加物资投入，优化档案管理软硬件设施环境，提高相关人员的素质，积极开展数字档案室建设。
（四）增强人员素质，树立数字档案新理念。组织专兼职档案员进行档案信息系统的操作培训，提高档案原始数据录入的准确性，使其基本掌握数字档案的利用操作。在档案信息化的建设过程中，全局职工要深刻体会到数字档案带来的好处，使档案信息化理念深入人心。专（兼）职档案员队伍稳定，专业技术能力强，不断提高档案现代化管理水平。
（一）档案管理体制不完善，归档门类不齐全。如前文所述，农业档案管理不断规范化、现代化，但是档案管理体制还有待完善。新农村建设对档案有很大的需求，档案工作的落后也在一定程度上阻碍了新农村创建的进程。虽然农业档案管理正不断向规范化发展，但是目前归档门类不齐全的现象依然存在。如农洽会、农民丰收节、美丽乡村建设、扶贫共富等专题档案，目前依然是由各科室自行保管，没有系统编目装订，久而久之这部分档案很容易造成遗失等问题。
（二）档案利用率低，档案资源不足。在传统的农业档案管理中，档案管理员的任务只是对档案进行装订和编目，以确保档案的有效分类，并使档案使用者能够及时查阅。然而，在大数据时代，文件管理员的角色将从“文件分类器”转变为“信息专家”。特别是考虑到文件信息的数量和类型以及用户对文件价值的要求，有必要快速删除无用的文件信息。当前，农业档案管理还存在“突出生产、忽视发展”“突出科研、忽视档案”、忽视档案价值等问题。此外，农业档案管理人员缺乏与其他部门共享档案信息的意识，导致农业档案与其他部门之间缺乏档案信息共享和互补性，导致很难了解市场趋势并为地方当局提供基于科学的农业决策。
（三）档案管理模式落后，数字化水平低。伴随着信息技术的迅速发展，档案也逐渐从传统的“纸质”形式转向“无纸化”模式。然而，回顾桐乡市农业档案管理的现状发现，档案载体仍然以纸质为主。虽然有无纸化文件，但其类型和数量仍有待改进。目前，农业档案管理系统多以纸质文件为基础，而农业档案的数量和类型仍较少。同时，由于纸质文件本身具有易损坏、不方便存储和不利于保存等缺点，使得一些重要的文件长期没有得到有效保护。因此，要对大量档案进行归档管理，难度很大。一方面，当涉及文件资料时，这些材料往往会保存在档案馆或其他地方，而且一旦丢失和损坏很难恢复；
另一方面，如果发生一些意外情况，例如火灾、地震或水灾，这些文件资料很难在第一时间恢复。此外，由于文件材料存放时间长而不易保存或损坏，使得档案管理工作的难度增加。另外，许多档案都是以纸质文件的形式保存的，一旦发现电子文件就很难归档管理并且难以恢复。
（一）进一步加强人才队伍建设，提升工作效率。大数据背景下，农业档案管理离不开一支综合素质高、懂新技术的人才队伍，管理员队伍的智慧化、技术化对于农业档案管理的建设和发展至关重要。一是要提高准入门槛，在引进人才时一定要对专业技术、价值理念、职业精神等要素严格要求和匹配。作为农业档案的管理员，必须有相关专业的水准、新技术专业背景、独立思考能力、一定的亲和力等，这和过去传统的农业档案管理有了很大的区别，大数据时代对农业档案管理员有了更高的要求，要求其应该是信息知识、网络知识和新型服务理念的复合型人才。二是要重视后续培养，重视人才的发展，制订合理可行的培养计划，对于农业档案管理来讲，培训的重点是智慧设备的使用，确保农业档案管理员可以独立熟练操作，快速获取信息，给予指导帮助。三是重视农业档案管理员的长远发展，激发其自主学习能力。农业档案要求管理员必须顺应时代的变化不断加强学习，更新自有知识，学习新技术新知识，多与同行业其他部门沟通与交流，提升专业能力，以便更好地为“三农”服务。具体来讲，工作人员应该是高新技术应用的第一批实践者，甚至能够参与到数据的开发、分析等工作。
（二）加快农业档案信息化建设，充分发挥档案利用价值。加快档案信息化建设进程，是做好新时代农业档案管理工作的迫切要求。桐乡市农业农村局数字档案室建设为农业档案管理信息化搭建了一个坚实的平台，充分利用和发挥已建档案信息库的作用，不断提升信息化管理水平。首先，要建立完善规范统一的管理平台，明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定的统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成，确保数据的完整性、真实性和有效性。其次，大数据时代，农业档案管理应引入先进的信息化技术，并按照国家有关法律、法规，对归档文件进行管理监督，加强档案管理系统本身的技术，保证个人信息的安全。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的管理系统，从而有效提高数据库的质量，增强资源共享的力度。最后，构建符合农业行业特色的档案管理信息平台，分类、分级对档案进行数据采集、存储、分析与挖掘运用，实现农业档案管理的数字化、云端化和智能化，使档案管理架构从传统状态下的分割、封闭转变为协同、开放和互动的信息平台，为农业从业人员提供高效便捷的档案信息化利用服务。
（三）推进农业档案管理更趋标准化、规范化，不断提高现代化管理水平。农业档案管理的标准化、规范化，能为农业生产实践提供科学的指导依据，为农村经济建设提供强有力的支持。首先，要制订完善的数字档案室管理制度体系，如计算机管理和使用制度、电子文件归档制度、档案数字化技术标准、安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、电子档案鉴定销毁制度及档案数据网络和信息设备维护使用制度等。制定档案规范，根据自身业务特点，重点制订农业档案分类方案、农业档案归档范围、档案归属与利用要求等。其次，在计算机检索中，规范录入、储存等工作环节，保证录入数据的准确，防止差错。在档案数字化过程中，要求数字档案必须与原始的纸质档案保持完全一致，做到条目录入准确，无漏项。确保数字档案条目准确，影像清晰，保证数字档案的质量。最后，要严格做到信息安全保密，确保在数字化过程中档案实体及信息数据的安全。对档案信息数据，做好安全备份。内部局域网与外网隔离，需系统密码认证打开，确保档案信息网络和系统的安全。面对不断扩增的档案信息数据库，要指定专人负责档案数据的维护与管理，定期做好档案数据的备份、检测工作，确保档案数据的安全。只有农业档案标准化才能够支撑农业档案管理建设走得更远更实，才能不断提高现代化管理水平。
（四）加强对农业档案资料的归纳整理，建立“大服务”档案观。档案部门要加强对农业档案资源的广泛收集，拓宽农业档案资源收集渠道，丰富农业档案资源内容。一方面，以产业“大档案”的全新视角来规划农业档案工作，注重加强对农业科研研究活动中产生的设计方案、试验数据、生产记录、推广应用等农业科研档案资料，农洽会、丰收节、美丽乡村建设、扶贫共富等专题档案，以及照片、音频、视频、电子文件等特殊载体档案的归档整理；
另一方面，搭建完善服务型、智慧型的农业档案利用新平台，在政府数字化转型的大形势下，实现集农业档案的收集、保存、管理、利用、监管、服务于一体的智慧档案管理体系。智慧化的档案管理可以促使本地区的资源得到有效整合，有助于全市的农业科技化、现代化，为农村经济建设提供信息化综合服务。
（五）不断拓展、创新农业档案管理的空间服务，促进农业可持续发展。农业档案管理建设的重要部分在于空间服务的创新推动，空间服务创新最终将更加推进知识共享、服务高效以及服务对象使用便捷。作为地方农业行政主管部门，应主动作为，加强对农业档案的开发与利用，不断拓展开发领域和深度，建设县域农业档案数据共享中心，探索建立以桐乡市农业农村局为中心，基层11个镇（街道）农经中心为站点，并延伸到村一级的“1+11+N”三级档案服务网络，逐步将各类重要农业档案资源纳入平台共享，积极构建纵向到农户、横向到各涉农单位的一站式服务。空间服务创新是农业档案建设的重要方面，可以为农业从业人员提供多层面、全方位的知识服务，为农民提供最需要、资源最节约、优势最明显、市场需求最大的信息资源，在新农村建设中最大限度地激发农民的积极性，最大化利用农业资源，实现农业农村的可持续发展。
大数据时代的到来，给各地农业档案管理带来了新的挑战与新的机遇。因此，档案管理工作者要认真分析大数据时代给农业发展带来的挑战，顺应农业档案管理方式的变革，充分利用数字化技术的优势，创新农业档案管理方式、方法，促进农业档案的可持续发展。
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