朱开
【摘 要】近年来，伴随着会计电算化技术的广泛应用，电子凭证和档案已经取代了原来手工记账产生的纸质凭证。与此同时，会计档案的产生与保管方式发生了质的变化，传统的保管方式已经无法满足信息化档案保管的需要。论文从会计信息化档案的特点入手，对其重要性进行了阐述，并对管理中存在的问题进行了分析，最后提出了一些会计信息化档案管理的改进措施。
【关键词】会计信息化；
档案管理；
措施
【中图分类号】G275.9；
F232【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2023）05-0086-03
1 引言
随着会计电算化技术在会计实务中不断推进、应用，会计档案也由传统手工记账中的纸质凭证升级为电子档案。信息化档案将会计人员的工作成果反映在计算机磁性介质上，为会计凭证、账簿、会计报表的查阅提供了便利，同时也被赋予了许多新的特点。这些新的特点使信息化档案的管理面临着新的挑战。只有高度重视信息化档案管理，信息化档案才能在经济发展过程中发挥更大的作用。
2 会计信息化档案的特点
第一，形式上的多样性。会计信息化档案的多样性表现为内容的多样性和载体的多样性。在内容上，信息化档案包括存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据包括且不限于会计凭证、会计账簿、会计报表以及记载会计业务的原始凭证等数据。在载体上，因为会计信息化使用了新的技术，这使信息化档案的载体形式更加多样化。信息化档案的载体不仅包括新型的磁性介质或光盘等形式，还包括记载会计资料信息载体的纸质形式。财政部、国家档案局在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中明确规定：符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。虽然该通知没有强制要求同时使用纸质形式，但在实践中，为便于相关人员查询，很多单位通常都是以电子凭证和纸质凭证一起保存。
第二，环境的依赖性。会计信息化档案的存放对计算机硬件有严格要求，载体的质量、存放环境都可能对会计档案产生不利影响，防水、防火、防尘、防磁、防鼠等各种防护措施一样都不能少。会计档案对软件系统也有依赖性，软件有效期、软件供应商的后续服务都会对会计档案产生影响。
第三，保管的便捷性。会计信息化的载体往往是计算机、硬盘等，相对于传统的纸质文档，這些电子设备的存储量往往是纸质文档的数倍。相对来说，信息化会计档案的保管比较便捷，便于信息资源共享。
第四，控制的复杂性。一是技术上的复杂性。信息化程度越高，相应的程序化要求越多，对从事会计档案保管人员的综合能力要求也水涨船高。二是风险控制的复杂性。如果单位未能充分重视数据安全，并且未能采取有效的安全措施，那么会计档案遭受复制、损毁和泄露的风险可能性将会急剧攀升。
3 企业会计信息化档案管理的重要性
3.1 有利于适应时代的需要
在信息化时代，传统的会计信息档案管理已经不适用，现在需要建立健全完善、合理、先进的单位会计档案管理体系。单位会计信息化档案管理从小处说，可以提升单位会计系统运转效率，为决策者提供更多的决策依据；
从大处说，可以提升单位的竞争力。归根结底就是适应时代的需要。
3.2 有利于珍贵档案资料保存
在计算机没有普及的时代，纸质会计档案反复翻阅利用后会被污染，造成损失，而且容易丢失。在信息化时代，这些都可以很好地被避免。例如，利用金蝶或者用友软件做的账本身就是电子版本的，可以长期保存。在金税四期推行的今天，电子发票取代纸质发票已经是大势所趋。这些电子资料始终被记录在网络中，随时可以调取。
3.3 有利于会计档案资源共享
尽管传统的纸质载体会计档案管理有容易识别、存储方式更加直观的优点，但其收集、整理、检索、利用方面效率都比较低。例如，一些资料只允许查阅不允许复印，查找起来十分不便利。纸质资料最大的缺点就是不能同时满足多方对同一资料的利用。随着信息化档案的普及，许多原本困扰人们的问题得到了有效的解决。电子档案通过计算机的识别、处理和存储技术，实现了从纸质文件到网络文件的跨媒体传输。互联网是有记忆的，所以信息化档案可以满足任何部门在任何时间段对会计档案资料的利用。会计信息化有利于会计档案资源共享，提高了会计档案信息的准确性，有效保证单位会计工作的推进。
4 会计信息化档案管理存在的问题
第一，单位管理人员认识不到位。“火车跑得快，全靠车头带”。但现实中，多数单位领导对信息化档案的管理都缺乏足够的重视。单位领导不重视会计信息化档案管理，表现在信息化管理的基础设施落后、单位缺少档案管理方面的规章制度，最重要的是单位缺少会计信息化档案管理方面的人才。很多单位尽管配备有会计档案室，但会计档案保管人员往往是会计人员兼任，这显然不利于对会计档案进行规范化管理。
第二，档案管理人员能力不足。现实中，各单位具体负责会计档案的会计人员的整体素质不达标，综合能力参差不齐。由于缺乏兼具专业知识和计算机技术的复合型人才，会计人员只能把电算化作为一种简单的记账工具来使用。由会计人员兼任档案保管的这种方式，增加了会计人员的工作强度，这无异于“赶鸭子上架”。尽管许多会计人员都掌握了一些基本的会计软件操作技巧，但由于缺乏计算机技术的知识，他们在面对一些突发事件时往往束手无策，从而导致系统出现故障，最糟糕的结果就是数据的损失，其后果难以预料。
第三，会计档案制度不完善。根据相关法律法规要求，企事业单位应当设置档案保管机构，档案管理机构和财务管理机构是平行关系。但实际工作中，会计档案保管工作并不完善，规范性有待提高。在大多数单位，尤其是一些中小型单位，没有设置档案管理机构，更不用说设置会计档案保管机构了。没有相应的机构，就更不需要说配备专职的档案管理人员了。当然，更大的漏洞是很多单位根本没有根据相关法律法规设置相应的档案管理办法。有些单位即使有会计档案管理办法，也只是寥寥数语，将其作为单位财务管理制度中的一部分。
第四，会计档案安全防范措施不够。信息化虽然大大提升了会计工作效率，但同时存在巨大的安全隐患，电子信息有易复制、容易被盗窃的风险。由于计算机软硬件性能的低下，可能会严重损害所储存的信息，从而使电子文件的安全性和完整性受到严重的威胁。面对如此多的风险，很多单位缺乏相应的防范措施，导致系统被黑客攻击，商业秘密被外人窃取。
5 会计信息化档案管理的改进措施
第一，物质上保证。“工欲善其事必先利其器”，为实现有效的信息化管理，公司应当精心挑选合适的财务软件，建立完善的数据保管系统，同时还应当获得专家的技术指导。
①在选择财务软件时，软件公司的资质和能力应该是最重要的因素，因为它们可以帮助单位更好地应对各种风险。此外，还应该考虑软件的功能完整性，特别是要注意它们是否能够兼容过去的财务数据，以确保单位的财务管理更加有效率。
②环境的保护。为实现安全可靠的存储，我们需要选择具有良好的耐火、耐磁、耐湿、耐腐蚀、耐虫、耐磨损的存储材料。此外，我们还需要在信息化档案的存放过程中，严格遵守相关的安全规定，避免接触到任何可能造成危害的灰尘、水分、静电和热量。为确保数据的安全，我们应该更多地关注并采取措施来提高监控能力和防盗技术。
第二，技术上保证。对存储会计信息化档案的介质，使用前一定要进行病毒查杀，这是常规操作。此外，为确保会计信息化档案的安全性，我们需要为其提供保密功能，以确保所产生的会计数据得到有效的加密。
第三，人才上保证。单位竞争的关键是人才的竞争，为更加完善地实施当前的会计档案信息化管理，我们必须努力招募和培训优秀的档案管理者，他们不仅要具备良好的专业技能，还要具备丰富的实践经验，才能熟练地处理各种复杂的档案问题，为促进会计信息化的发展打下扎实的根基。如何培养人才，这是一个老生常谈的话题，我们要坚持自我培养和引进人才两条路并行。
①对在职员工进行继续教育培训。对绝大多数单位来说，这种途径节约了时间、降低了成本，有其无可比拟的优越性，这无疑是一种培养复合型会计电子档案保管人才的快捷途径。对在职员工进行信息化档案方面的培训，首先是不断加强思想认识，提高对会计电子档案工作的认知水平，促进会计档案管理工作的效率和质量的提升。其次是要采用不同的方式、渠道对目前的从业人员进行培训，培训目的除了提高信息技术管理水平，还要提升会计专业技能。
②引进会计档案管理复合型人才。为更好地实现信息化档案管理，我们需要招聘具备会计学、计算机、档案学以及管理学等多学科背景的人才，并且他们必须精通计算机软件的操作和维护技能。简而言之，要求所聘用的人才理论和实践俱佳。招聘时，应该对应聘人员进行筛查。除了对应聘人员的知识、技能进行必要的测试外，还应该审查应聘人员的道德水平和诚信水平，因为诚实守信是对会计人员的基本要求。
第四，从制度上加以保证。物质上的准备和人才的储备都是会计档案保管的硬件，连接二者的纽带就是完善的会计档案管理制度。
①从单位角度，需要建立严格的内部控制制度。随着科技的发展，越来越多的单位开始采用先进的技术来改善现有的会计档案，以满足单位的需求。因此，单位应该积极推进会计档案的信息化，加强对会计档案的监督，确保其完整、准确、及时且有效地被使用。为确保会计档案的合规运行，所有涉及这一领域的从业者必须牢固树立以科学的方法进行管理、高效的运行以及持续的热情为客户提供优质的服务的思想，以实现会计档案的规范运行。此外，为更好地实现会计档案的信息化，还需要将对内监控的范畴拓展到一些以往仅限于手动操作的领域，如对系统的开发、运行、安全性的监督，以及对调度、更新的审批权限的监督。随着会计档案信息化技术的发展，内部控制方式也发生了巨大变化，以程序为基础，实施了各种形式的监管，以确保数据精确、安全可靠，并且形成了完整的监督管理体系，以此来提高会计电子档案的安全性与可靠性。
②为确保相关人员的权利得到充分保障，应当建立一套完善的授权操作机制，并且实行专人专职的管理模式。为适应当前的情况，我们应该遵循责任、权力、报酬、绩效的原则，并且加强与时俱进的会计档案管理体系。具体来说，我们应该设置一个明确的权力层次，并且为每个员工设置一个独立的工作岗位，以确保他们能够承担起各自的工作。为确保档案的有效运作，我们将严格执行岗位责任制，并对所有工作进行有效的监督与限制。我们将根据每位工作者的责任，积极推进风险预警，确保所有工作流程都得到有效的处置，并制定有效的应对预警机制，以确保档案的安全。此外，我们还可以建立一套专门的档案库安全制度，并对其进行有效的管理。
为确保会计电子档案的完整性，工作人员必须经常检查并核实所收集的所有文件，并将其与原始文件进行比较。此外，为更好地控制整个流程，我们还需要指派一名专业人士来监督并处理所有的信息，并将所有的信息都存储起来，使其可供后续使用。为确保信息安全，我们建议将所有的文件都存放于专门的档案馆，禁止任何外部访问。我们还建议建立完善的档案整合、检索、分类、核对等系统，避免信息的破坏、遗忘或被盗用。
③从制度上保证对过程的监控。对信息化档案进行管理，除了对人进行约束，还要对操作流程进行监控。为更好地管理和保护会计档案，我们制定了一套严格的借阅流程。这套流程包括：首先，经办人需要提交申请，其次由单位财务部门进行审批，最后由单位主管会计进行审核，并将相关电子凭证信息推入系统。这套流程已经被固化，以便更好地管理和保护会计档案。对采用磁性介质保存的文档，无关人员禁止进入档案室。
为确保会计电子档案的有效存储，我们需要建立一套完善的标准，以确保所有的信息都能够被有效地记录下来。为此，我们建议使用“双备份法”来记录所有的信息，并且记录下所有信息的生成日期以及使用者的身份信息。为确保财务信息的安全和准确，我们应该经常审核和更新财务电子文件，以确保其完整性和可靠性。
6 结语
在信息化的今天，会计电算化已经在各企事业单位普及。随着科技的发展，信息化档案已经成为一种不可或缺的工具，它具有诸多优势。在信息化时代，实现会计档案的电子化管理仍然是一项挑战。单位负责人和财务部门负责人必须高度重视会计电子信息的保管工作，结合会计档案电子化管理的特点，积极探索会计信息化档案保管的有效途径，并付诸于实践。我们不仅要充分利用会计档案的电子化管理，还要加强对会计信息的审核，从而使其具备较高的精度和完整度，从而使得决策者得到更加精准的信息，从而实现单位的高效运营。
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